こんにちは。
クシローネだよ。
本日も事務職員ネタで申し訳ないけど、１月２４日（木）に開催された事務職員合同研修報告会についてお知らせするね。
この事務職員合同研修会は毎年、道内にある４つの高専が合同で行っているんだ。
開催場所は4高専持ち回りで、今年度は旭川高専で、１１月２０日（火）～１１月２２日（木）までの３日間の日程で開催されたんだよ。
それでは、報告会の内容を見てみよう！
釧路高専からの参加者は、総務課研究協力係の下重さん、総務課図書係の城川さん、学生課修学支援係の西山さんの３名。道内４高専全体では１５名の参加者がいたんだ。
事務職員合同研修のテーマは・・・ない！
というと、ちょっと語弊があるけど、決められたテーマはなく、研修参加者たちが自らテーマを設定し、研修内容や日程も含め検討するといったものだ。
自分たちが、高専の課題を主体的に考え、解決方法を模索していくんだって。
いったい、どんなテーマが設定されたのかな？
楽しみだね♪
研修報告会では、まず、事前準備として７月くらいから数回に分けて、道内４高専間でメール等でやり取りし、どんなテーマにしていくかの過程についての報告があったよ。
そして、決まったテーマが「業務改善」。
１１月の研修では、総務系、財務系、学務系の３班に分かれ、それぞれどのような業務改善ができるか話し合ったんだ。
業務改善における共通の課題として、業務をやるにあたって、どの部署もマニュアルや引継ぎが十分に整備されているとはいえず、過去にどのようにやっていたかを調べたり、前任の担当者にやり方を聞いたりして、業務に時間がかかっていることをあげ、どの様に解決するかを検討したんだ。
１班の検討結果が「タイムスケジュールカレンダー」
・業務実施のタイムスケジュール表を作成し、それぞれ細かく期限を決め、見える化する。
その様式を作成したよ。
２班の検討結果が「定時退勤に向けてのマニュアル・システム化、電子化」
・業務のマニュアル化やシステム化を行い業務効率を上げることを考えたんだ。また、ペーパーレス化のための電子化も検討したよ。
３班の検討結果が「引継ぎマニュアル」
だ。
・業務引継ぎに関するマニュアルを作成し、引継ぎのフォーマットを作成したんだ。
みんなよく考えられてるね。
分かっちゃいるけどなかなか忙しくて引継ぎやマニュアルって作れないよね。でも、こうして様式やフォーマットがあると便利だよね！
さっそく、ボクも活用しようっと🎶
「研修報告会で発表する３名の事務職員」